À la question What is the status of a policy to regulate the use of social media by employees representing your organization?, 25% des 3300 répondants affirment que leur organisation a une politique d'utilisation des médias sociaux par leurs employés, 19% seraient en train de l'écrire, 36% reconnaissent le besoin mais n'ont pas encore commencé à y travailler et 20% n'en voient même pas l'utilité.
À la suite de la publication de l’article Les réseaux sociaux au travail : une politique d’utilisation est nécessaire dans le journal Les Affaires, j'avais écrit un article pour le site d'Octane Stratégies (où je travaillais à l'époque) où j'identifiais quelques-uns des éléments qui me paraissent importants dans l’élaboration et l’adoption d’une telle politique de gestion des médias sociaux.
1. Les attentes que l’organisation a envers ses ambassadeurs
Que ce soit vis-à-vis de ses employés (responsables des médias sociaux ou non) ou encore de ses membres, l’organisation doit être claire sur ses attentes.
2.La transparence
Le Parti libéral du Québec s’est fait taper sur les doigts dans ce reportage de Pierre Duchesne à l’émission Les coulisses du pouvoir à Radio-Canada parce que certains de ses employés utilisent Twitter pour féliciter le travail du gouvernement et ce, sans s’identifier comme employés du parti. Je recommande toujours aux organisations de dire à leurs employés d’être transparents avec leurs biais. D’ailleurs, sur mon blogue personnel, j’ai une page qui explicite clairement qui je suis et dans quel contexte j’utilise mon blogue.
3. La formation
Je propose qu’un document d’information et de formation soit écrit et distribué à l’ensemble des employés pour les sensibiliser aux médias sociaux. De plus, vous pourriez créer une page sur votre Intranet où les différentes informations relatives aux médias sociaux pourraient être colligées.
4. La réglementation
De plus en plus, on aura des lois ou des règlements encadrant la gestion des médias sociaux. On sait qu’aux États-Unis, la Federal Trade Commission a publié des règles sur ces questions. La Financial Industry Regulatory Authority, qui gouverne les valeurs mobilières aux États-Unis, a fait de même. Est-ce que vous respectez la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels dans vos travaux sur les médias sociaux?
5. La confidentialité
Vous devriez adapter les textes que vous avez déjà concernant la confidentialité des informations (et particulièrement des informations propriétaires et des renseignements nominatifs) pour englober les médias sociaux et les autres forums publics que l’on retrouve sur Internet.
6. La gestion du temps
Acceptez-vous que vos employés, autre que ceux qui sont nommément responsables des médias sociaux, les utilisent? Pourquoi pas? Ils pourraient notamment les utiliser dans un contexte de développement professionnel ainsi que pour passer vos messages vers leurs propres réseaux.
7. La propriété des comptes
Il faut penser aux deux types de comptes: personnels et professionnels. Vos employés se créent des comptes tous les jours; s’ils les utilisent dans un contexte professionnel où leur utilisation fait partie de leur mandat, est-ce qu’ils en gardent la propriété lorsqu’ils vous quittent. C’est certain que Dell s’est posé la question avant d’autoriser la création du compte @RichardAtDell que gère Richard Binhammer pour l’entreprise.
8. La marche à suivre pour répondre aux questions et aux commentaires
Vos publics posent des questions et passent des commentaires au sujet de vos produits et services ou encore de leur expérience-client chez vous. Si les gens qui font la vigie des médias sociaux pour vous (vous avez quelqu’un qui fait ça, non?) ne connaissent pas la réponse ou l’explication, comment font-ils pour l’obtenir? Il existe plusieurs procédures que vous pourriez choisir pour répondre à ces défis. Il suffit d’en choisir une et de la suivre.
9. Les commentaires
Est-ce que vous permettez les commentaires sur votre blogue, votre page Facebook ou votre canal YouTube? Si oui, lesquels? Sinon, pourquoi? Le fait d’adopter une politique de gestion des médias sociaux qui comprend un chapitre sur les commentaires vous permettra, en toute transparence, d’expliquer les raisons de vos actions.
10. Les conséquences
Que faites-vous si l’un de vos ambassadeurs transgresse votre politique? On ne parle pas, bien sûr, d’imposer la peine capitale: on est quand même dans un domaine passablement fluide où l’expérimentation est souvent encouragée. Cela étant dit, si jamais vous avez à imposer des sanctions, vous aurez des bases écrites sur lesquelles vous appuyer.
Bon. Je m’arrête à dix éléments qui devraient figurer dans une politique de gestion des médias sociaux. J’en ajouterai certainement d’autres à une date ultérieure. En attendant, si vous avez des ajouts à faire ou des questions à poser, n’hésitez pas…
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